【一番最初にやるべきことは?】パワーポイントの使い方徹底解説!

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2021/09/21

こんにちは、当記事へお立ち寄りいただきありがとうございます。
弊社は、ロジカルシンキング×資料作成×研修を専門に扱うコンサルティング会社okunoteです。

弊社のクライアント様からもこのようなお悩みを数多くお聞きします。
▪️ 上司から資料作成を依頼されたが、何から着手していいかわからない
▪️ パワーポイントの機能をよく知らず、資料作成に時間がかかってしまう

そこで本記事では、スライド作成時の “最初” に必ず設定いただきたい、
パワーポイントの「スライドマスター機能の使い方」を徹底解説いたします。
基本的な操作方法だけでなく、目的に応じたおすすめの設定などもご紹介しますので、参考にしていただけたら嬉しいです。

▼相手に伝わる資料作成のノウハウを限定公開しておりますので、ぜひこちらもご覧ください。

<目次>

00. スライドマスターとは
01. スライドマスターの基本設定の流れ
02. スライドマスター機能で必ず設定するべき項目
03. 目的別おすすめレイアウト
04. まとめ

00. スライドマスターとは

ページ枚数が複数になる資料を作成する際には、一番はじめにスライドマスターの設定を行います。
スライドマスターは、全てのスライドのデザインやレイアウト、書式などを一括編集できる機能です。

【スライドマスターを設定するメリット】
・一枚一枚スライドを編集する手間を省くことができるので作業効率が上がる
・書式やレイアウトを一括で編集できるので、ページごとのズレやブレがなくなり統一感が出る

スライドマスターを活用することで、テキストボックスのフォントを一回一回変更する必要もなくなりますし、前のページと「confidential」の文字の位置が微妙にズレてしまうなど、細かい作業に悩まれることなく、資料作成が格段にスムーズにできるようになります。

01. スライドマスターの基本設定の流れ

それでは、実際にどのようにスライドマスターを設定していけば良いのか、基本的な工程を解説いたします。ぜひ、パワーポイントを開いていただき、順序に沿って実際に操作いただきながら確認ください。

「親」スライドマスターでレイアウトの一括変更する

「表示」タブ >「スライドマスター」でスライドマスターを開きます。

スライドマスターは、一番上にある大きな「親」と呼ばれるスライドマスターと、
その下にぶら下がるレイアウトマスターで構成されます。
「親」であるスライドマスターでの変更は全スライドに反映され、
レイアウトマスターでの変更は該当のレイアウトを適用したスライドに反映されます。

レイアウトマスターでテンプレートを作成する

スライドマスターでは、テンプレートのことを「レイアウト」と呼びます。
レイアウトを作成しておくことで、スライド内の要素や配置を整えることができ、
全体を通して統一感のある資料になります。

各スライドで使用するレイアウトを作成する際は、
スライドマスターを使用せず、レイアウトマスターで作成します。
「親」であるスライドマスターを使用すると全てのページで同じ設定が適応されてしまい、
表紙と本編など複数のレイアウトを使い分けることができないからです。

▼一般的なビジネス提案書のレイアウト例

レイアウトを反映させる

「スライドマスター」タブ >「スライドマスター表示を閉じる」の順にクリックし、
通常のスライド編集画面に戻ります。

通常画面に戻ったら、先ほど作成したスライド・レイアウトから必要なものを選び適用します。
※WindowsとMacによって設定画面が異なります。

スライドのレイアウトをリセットする場合

選択したレイアウトをリセットしたい場合には、以下の手順で変更可能です。

02. スライドマスター機能で必ず設定するべき項目

さて、ここからはスライドマスター機能で設定すべき項目を確認しましょう。
冒頭でも既述していますが、“最初”にスライド全体で共通する内容をスライドマスター機能で設定することにより、レイアウトを揺らさない・編集時間を短縮することができます。

【スライドマスターで設定するべき項目】

▪️ スライド番号、フッター表示
▪️ フォント
▪️ カラーパレット
▪️ 余白

以下でそれぞれの設定方法について解説します。

スライド番号、フッター表示

スライドマスターで「フッター」「ページ番号」の位置やサイズを変更し、挿入タブから表示設定を行います。

フォントの設定

スライドマスター内のフォントから設定を行うことで、
テキストボックスのフォントを一回一回変更する必要がなくなります。

フォントをどれにしたらいいか分からない場合

こだわりだすとキリがないので、まずは以下3つから選びましょう。

【画面投影が主目的】
Meiryo UI:やや細い
メイリオ:バランスが良い

【印刷配布が主目的】
游ゴシック:細くて丸い

カラーパレットを作る

スライドマスターの欄外に、自分専用の「カラーパレット」を作っておくと、色の統一が容易になります。

配色を統一する

色の使用は、主に背景・文字・メイン・アクセントの4色をベースに設定するとよいでしょう。
ここでのポイントは、図形の書式設定にある「透明度」で濃淡を調整し、『バリエーションを増やしても色を足さない』です。

スポイト機能で色を抜き出す

また、色の設定時に非常に助かるテクニックとして「スポイト」という“色の抜き出し” 機能の利用があります。使用シーンの例を挙げると、企業のロゴからブランドカラーを抽出する、製品イメージの画像や絵から色を抜き出す、といったことが可能です。

余白の設定

余白の設定は、資料全体のレイアウト・デザインに関わる重要項目です。
スライドマスターを使って事前に設定しておきましょう。

スライドマスターでガイドを表示し、余白に合わせて調整することで簡単に揃えることができます。
「表示タブ」→「ガイド」にチェックをいれる→スライドマスターを開く→ガイド線を右クリックでメニューが表示されます。

これらは、スライド横断で統一するべき項目になるので、
スライドマスターで一括で設定することで大幅な時間短縮につながります。

03. 目的別おすすめレイアウト

スライドマスターで具体的なレイアウト設定を行うまえに、まずはどのような目的で資料を作成するのかを明確にして、目的に合わせたレイアウトを設定することが大切です。

誰が見ても誤解が生じないようにする必要がある企画書や提案書と、印象付けが重要になるウェビナー資料とではレイアウトを使い分けるのがベターです。

具体的なレイアウトイメージも以下でご紹介します。

企画・報告・提案資料

その場にいない相手にも展開される可能性が高い企画書・報告書・提案書では、誰が見ても誤解がないようにすることが重要です。そのため、各スライドにはからなず「メッセージ」を入れて、何が言いたいのかを明記することが大切になります。印刷で配布する可能性も高いので、擦れが目立たないよう背景色は白にするのがおすすめです。

登壇・ウェビナー資料

その場にいる相手に対する視認性やインパクトが重要となる登壇・ウェビナー資料では、企画書・報告書・提案書よりも文字は少なめかつ大きめに記載します。また、いまどのトピックスについて話しているのか、全体の何%位話したのか分かりやすくするため、「見出し」を設けるなど聞き手への配慮も大切となります。

04. まとめ

本記事では、た資料を作成する際に “最初” に設定したいスライドマスター機能ご紹介とその設定内容について解説いたしました。スライド全体に渡って「レイアウトを揺らさない」工夫を凝らすことで、編集時間の削減と見やすさの向上という大きなメリットを抑えることができますので、ぜひお試しください。

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スライドマスター設定は資料作成をスムーズに行うスキルの1つですが、資料作成に置いて「書く」作業は全体の2割程度で、8割は考えることに時間を使い、「考えてから書く」ことが大切で、いくらパワーポイントのスキルを身につけて見た目を整えたとしても、ゴールが明確でない資料や、相手の立場を考えることが出来ていない資料、根拠がない資料では相手の行動を促すことは出来ません。

弊社okunoteでは、パワーポイントの機能はもちろん、相手の考えを汲み取り、根拠だった主張を分かりやすく伝えるスキルの習得まで網羅した資料作成研修プログラムを提供しています。一人ひとり改善点を可視化しながら反復演習を行うため、「研修を受けたけど効果があまり感じられなかった」という状態を回避し、スキルの定着を図ります。

講義資料イメージ

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