【パワーポイントの使い方&基本操作を解説！】見やすい資料作成のポイント
＜パワーポイントで資料を作ることになったけど、何から始めればいいか分からない＞
＜パワーポイントの使い方が分からず、資料作成に時間がかかってしまう＞
というお悩みの声を数多く聞きます。
パワーポイントは利用頻度の高いツールですが、
使い方をちゃんと教わる機会は少なく、苦戦している方も少なくありません。
そこで今回は、パワーポイントの使い方を徹底解説。
まず初めにやるべきこと、フォーマットを作る際のコツなど
知っているだけで資料作成を大幅に時間短縮することができる方法をご紹介します。
資料作成のノウハウ・時短テクニックの総集編も公開中！▼
＜目次＞
00. まず初めにやるべきこと
01. フォーマットの作り方
02. フォーマット作成時に設定するべき項目
03. 目的別おすすめフォーマット
04. まとめ
00. まず初めにやるべきこと
パワーポイントを作成する際に、一番最初に行うべきことはフォーマットの作成です。
最初にフォーマットを確定させることで、編集の手間を省くことができ、
さらに資料全体に統一感が出るため、一気に見栄えの良い資料となります。
【フォーマットを作成するメリット】
・一枚一枚スライドを編集する手間を省くことができるので作業効率が上がる
・書式やレイアウトを一括で編集できるので、ページごとのズレやブレがなくなる
フォーマットを作成する際には、1ページずつデザインを作るのではなく、
全てのスライドのデザインやレイアウト、書式などを一括編集できる
「スライドマスター」という機能を使います。
スライドマスターでフォーマットを作成することで、
ページごとのズレがなくなり、細かい作業に悩まされず、
パワーポイント作成が格段にスムーズになるので、使い方を絶対覚えたい機能の1つです。
01. フォーマットの作り方
それでは、具体的なスライドマスターの使い方をご紹介していきます。
ぜひ、パワーポイントを立ち上げて、順序に沿って実際に操作してみてください。
「親」スライドマスターでレイアウトの一括変更する
「表示」タブ ＞「スライドマスター」でスライドマスターを開きます。
スライドマスターは、一番上にある大きな「親」と呼ばれるスライドマスターと、
その下にぶら下がるレイアウトマスターで構成されます。
「親」であるスライドマスターでの変更は全スライドに反映され、
レイアウトマスターでの変更は該当のレイアウトを適用したスライドに反映されます。
レイアウトマスターでテンプレートを作成する
スライドマスターでは、テンプレートのことを「レイアウト」と呼びます。
レイアウトを作成しておくことで、スライド内の要素や配置を整えることができ、
全体を通して統一感のある資料になります。
各スライドで使用するレイアウトを作成する際は、
スライドマスターを使用せず、レイアウトマスターで作成します。
「親」であるスライドマスターを使用すると全てのページで同じ設定が適応されてしまい、
表紙と本編など複数のレイアウトを使い分けることができないからです。
一般的なビジネス提案書のレイアウト例
レイアウトを反映させる
「スライドマスター」タブ ＞「スライドマスター表示を閉じる」の順にクリックし、
通常のスライド編集画面に戻ります。
通常画面に戻ったら、先ほど作成したスライド・レイアウトから必要なものを選び適用します。
スライドのレイアウトをリセットする場合
選択したレイアウトをリセットしたい場合には、以下の手順で変更可能です。
02. フォーマット作成時に設定するべき項目
基本的なスライドマスターの使い方をご紹介しましたが、
スライドマスターで具体的にどのような項目を設定するべきかもご紹介していきます。
最初にスライド全体で共通する内容を設定することにより、
レイアウトを揺らさない・編集時間を短縮することができます。
【スライドマスターで設定するべき項目】
▪️ スライド番号、フッター表示
▪️ フォント
▪️ カラーパレット
▪️ 余白
スライド番号、フッター表示
スライドマスターで「フッター」「ページ番号」の位置やサイズを変更し、挿入タブから表示設定を行います。
フォントの設定
スライドマスター内のフォントから設定を行うことで、
テキストボックスのフォントを一回一回変更する必要がなくなります。
フォントをどれにしたらいいか分からない場合
こだわりだすとキリがないので、まずは以下3つから選びましょう。
【画面投影が主目的】
Meiryo UI：やや細い
メイリオ：バランスが良い
【印刷配布が主目的】
游ゴシック：細くて丸い
カラーパレットを作る
スライドマスターの欄外に、自分専用の「カラーパレット」を作っておくと、色の統一が容易になります。
配色を統一する
色の使用は、主に「背景・文字・メイン・アクセント」の４色をベースに設定するとよいでしょう。
ここでのポイントは、図形の書式設定にある「透明度」で濃淡を調整し、『バリエーションを増やしても色を足さない』です。
スポイト機能で色を抜き出す
また、色の設定時に非常に助かるテクニックとして「スポイト」という“色の抜き出し” 機能の利用があります。使用シーンの例を挙げると、企業のロゴからブランドカラーを抽出する、製品イメージの画像や絵から色を抜き出す、といったことが可能です。
余白の設定
余白の設定は、資料全体のレイアウト・デザインに関わる重要項目です。
スライドマスターを使って事前に設定しておきましょう。
スライドマスターでガイドを表示し、余白に合わせて調整することで簡単に揃えることができます。
「表示タブ」→「ガイド」にチェックをいれる→スライドマスターを開く→ガイド線を右クリックでメニューが表示されます。
これらは、スライド横断で統一するべき項目になるので、
スライドマスターで一括で設定することで大幅な時間短縮につながります。
03. 目的別おすすめフォーマット
スライドマスターで具体的なレイアウト設定を行うまえに、
まずはどのような目的で資料を作成するのかを明確にして、
目的に合わせたフォーマットを設定することが大切です。
誰が見ても誤解が生じないようにする必要がある企画書や提案書と、印象付けが重要になるウェビナー資料とではレイアウトを使い分けるのがベターです。
具体的なレイアウトイメージも以下でご紹介します。
企画・報告・提案資料
その場にいない相手にも展開される可能性が高い企画書・報告書・提案書では、誰が見ても誤解がないようにすることが重要です。そのため、各スライドにはからなず「メッセージ」を入れて、何が言いたいのかを明記することが大切になります。印刷で配布する可能性も高いので、擦れが目立たないよう背景色は白にするのがおすすめです。
登壇・ウェビナー資料
その場にいる相手に対する視認性やインパクトが重要となる登壇・ウェビナー資料では、企画書・報告書・提案書よりも文字は少なめかつ大きめに記載します。また、いまどのトピックスについて話しているのか、全体の何%位話したのか分かりやすくするため、「見出し」を設けるなど聞き手への配慮も大切となります。
04. まとめ
本記事では、パワーポイントの使い方として、まず第一に抑えておきたいフォーマットの作成方法についてご紹介しました。
全スライドで共通する項目をスライドマスターで設定することで、大幅に作業時間の短縮ができるので、ぜひ活用してください。
05. 失敗できない重要な資料を作成する必要がある際には
提案書やプレゼン資料を作成する際に必要となるスキルは、パワーポイントの使い方だけではなく、
「相手に伝わりやすくする構成の組み立て方」や「提案相手を理解する方法」など多岐に渡ります。
そこでokunoteでは、「成果」に重点を置き、知見の豊富なコンサルタントが構成を組み立てるところからお手伝いする「資料作成代行サービス」を提供しております。
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