【プレゼン資料の基本】相手に伝わる構成の組み立て方

column
2021/08/18

<プレゼン資料を作りたいが、どうやって構成を組み立てればいいか分からない>
<プレゼン資料を作ったけど相手に内容が伝わっていない気がする>
というお悩みの声を数多く聞きます。

そこで今回は、プレゼン資料作成のステップや良い資料構成を組み立てるためのポイントをご紹介。
ポイントを押さえるだけで資料をワンランクアップさせることができ、
相手に納得感を感じさせるプレゼンを行う近道となります。

プレゼンの構成より前に、
スライドデザインを見やすくするテクニックを知りたいという方は是非こちらをご覧ください▼

<目次>

01. 良いプレゼン資料とは?
02. プレゼンテーション資料作成のステップ
03. 見やすいプレゼンテーション資料の構造
04. 前提となる主張の組み立てや問題提起が出来ていないと感じる方へ
05. まとめ

 

01. 良いプレゼン資料とは?

プレゼンテーションの目的は「聞き手の意思決定を促す」ことです。
聞き手の立場に立って、判断に必要な情報、説明に不可欠な項目を揃えることを意識する必要があります。

【相手に伝わる資料のポイント】
・伝えたい相手を理解する
・主張がはっきりしていて、伝えたいことが明確
・主張を根拠と事実でサポートして相手に「どうして?」と思わせない
・資料のデザインがシンプルで見やすい

どうしてもプレゼン資料作成を行うときに伝えたいことを詰め込んでしまいがちですが、
重要なのは「ゴール設定をしっかり行った上で、聞き手の立場に立って相手が欲しい情報を提示しながら分かりやすく伝える」ということです。

例えば「この商品を購入してください」「この施策を採用してください」と伝えると、
相手は「どうして?」と主張に対する根拠が知りたくなります。
また、根拠を提示しても「それって本当に関係ある?」という疑問が頭に浮かびます。

なので、納得感を得るためには、
「理由=根拠」が納得できるもので、それを支える「証拠=事実」があることがとても重要となるのです。

02. プレゼンテーション資料作成のステップ

「良いプレゼンの資料」=「きれいなパワーポイント」と思い込んでいる人は少なくありません。
でも実際は書く作業に当てる時間は2割程度。8割は考えることに時間を使い、「考えてから書く」ことが大切です。

ビジネス文章デリバリーのステップ

ゴールが明確でない資料や、相手の立場を考えることが出来ていない資料、根拠がない資料では相手の行動を促すことは出来ません。なので、パワーポイントへアウトプットする前に情報を取捨選択・整理して資料構成を設計しましょう。

03. 見やすいプレゼンテーション資料の構造

プレゼンテーションの構造は「オープニング→メインメッセージ→クロージング」に分けることが出来ます。

オープニング

オープニングでは、現状・変化・避けたい結果・ありたい結果を整理し、問題定義をします。
相手が置かれている事実を整理して具体的な問題点を提示することで、
聞き手の共感を得てその後の提案をしっかり聞いてもらうことに繋がります。

メインメッセージ

オープニングで行った問題定義の答えとしてメインメッセージを話していきます。
何かしらの提案を行う場合は、以下の順番でスライドを作成することで、
相手にストレスを与えることなく理解を促すことが出来ます。

スライド1:結論と根拠を示して全体の80%を伝える
スライド2:一つ目の根拠とその理由を示す
スライド3:理由とそれを支える事実を示す
以降:順に根拠と事実を説明していく

上記は相手の「なんで?」に対して答えていく順番となっており、
意思決定をする際に必要な項目を分かりやすく伝えることが可能です。

クロージング

クロージングの目的は理解の補助と次のアクションを促すことです。
まず、「まとめ」として結論・主張・根拠をシンプルに繰り返します。
メインメッセージを伝わりやすい順番で伝えることが出来たとしても、
相手が内容の全てを覚えられる訳ではありません。
人間の心理特性的に最も印象に残るのは最後のパートになるので、
改めて伝えたいことをもう一度伝えることを心がけましょう。

「まとめ」の後は最後の一押しが重要となります。
相手がいい提案だったと感じても、そこから何か行動を起こすにはハードルがあります。
そこで最後に具体的にどう動いてほしいかを明確に示すことで、行動を促します。
また、その行動が相手にどういう意味をもたらすかを示すことも、相手に良い未来を想像させるため有効に働きます。

04. 前提となる主張の組み立てや問題提起が出来ていないと感じる方へ

主張の組み立てや問題提起はフレームワークに当てはめることで考えやすくなり、例えば、主張の組み立てであればピラミッドストラクチャーというフレームワークを使って整理することが出来ます。
ただ、フレームワークを解説している本やサイトは実務と完全に切り離されていることも多く、
勉強したが実務にどのように生かしたらいいのか分からないという声も見られます。
その場合は、研修によって習得することもおすすめです。

okunoteの資料作成研修では、「根拠立てて考え、アウトプットする力を身につけたい」
という方向けのプログラムを提供しており、
講師による個別のアドバイス・フィードバックによって、一人ひとり改善点を可視化しながら反復演習を行うため、
「研修を受けたけど効果があまり感じられなかった」という状態を回避し、スキルの定着を図ります。
一般的なパワーポイントのスキルはもちろん、前提となるロジカルシンキングも学ぶことができる
充実した研修プログラムとなっておりますので、ぜひご検討ください。

講義資料イメージ

okunote資料作成研修プログラムの詳細はこちらをご覧ください▼

05. まとめ

プレゼンの目的は「相手の意思決定を促す」こと。
相手に動いてもらうためには、パワーポイントよりもまず「相手を理解して主張を組み立てる」ことが大切になります。
ぜひ今回ご紹介したコツを取り入れながら、プレゼン資料の構成を組み立ててください。
最後までお付き合いいただきありがとうございました。