パワーポイントのデザインを見やすくする9つのポイント

column
2021/09/08

こんにちは、当記事へお立ち寄りいただきありがとうございます。
弊社は、ロジカルシンキング×資料作成×研修を専門に扱うコンサルティング会社okunoteです。

今回は弊社のクライアント様からもよくいただくお悩み解決コラムです。
▪️パワーポイントを使ったプレゼン資料の作成は、時間がかかってしまう
▪️プレゼン資料を作ると、全体的に文字が多く、見にくくなってしまう
パワーポイントのデザインを見やすくするためのコツが分からず、デザインの試行錯誤に作成時間の大部分を割かれてしまっている方も多いことと存じます。

そこで今回は、資料作成のプロが教える
「見やすさ」をアップさせるデザインのポイント9つをご紹介します。
難しい操作はなく、パワーポイントでプレゼン資料を作成する際にすぐ活用いただけます。ぜひ訴求性の高いプレゼン資料を作成し、御社の営業力アップや社員のスキルアップにお役立てください。

<目次>

00. スライド作成の大原則は「シンプルに!」
01. 徹底して情報を絞る
02. 脳にやさしく配置する
03. スライド内の要素を整える
04. まとめ

 

▼「パワーポイントを使ったプロの資料作成ノウハウを詳しく知りたい」という方はこちら!

まず大前提となりますが、「デザイン」とは装飾的な意味合いだけではありません。

今回、パワーポイントで作成するプレゼン資料のデザインにおいては、情報を整理し、
相手が納得しうるメッセージやその根拠を最適な形で提示するための行為を定義としています。
そのため、ご紹介するデザインのポイントは「情報を見やすく整理すること、またそのための工夫」に焦点をあてた内容となっています。

00. スライド作成の大原則は「シンプルに!」

そもそも「見やすいプレゼン資料」とはどのようなものでしょうか。
例えば、以下の2枚のスライドを比較してみましょう。

こうして並べてみると、情報量が多い上のスライドは少々見づらく、
情報量の少ない下のスライドは簡潔でわかりやすいことがわかります。

情報量が多いとスライド内が煩雑になり、
さまざまな要素の情報を取得し、頭の中で分解し、整理し、要点をまとめて、理解する……
というように読み手の負担が増え本来伝えたいメッセージを受け取ってもらいにくくなります。

スライド作成の大原則としては、理解を促すためには余計な負担をかけないことが鉄則です。
つまり、スライドの見た目であるデザインを整えることは非常に重要といえるでしょう。

・・・

このように、プレゼン資料はほんのわずかな配慮で、劇的な見やすさと相手への伝わりやすさの両方を達成することができます。なお、パワーポイントでプレゼン資料を作成する際に確認していただきたい、3つのコツは以下の通りです。

・徹底して情報を絞る
・脳にやさしく配置する
・スライド内の要素を整える

以下で、その具体的なポイントをNG例→OK例あわせてご紹介していきます。

01. 徹底して情報を絞る

まずは情報の取捨選択」に関するポイントです。

 ▪️ ワンスライド・ワンメッセージ
 ▪️ 文字や画像は最低限に
 ▪️ 不要な装飾は避ける

一見すると簡単なように見えますが、弊社のお客様にも情報を絞ることを苦手と感じている方が多く見受けられます。特にプレゼンや営業で用いられるパワポ資料においては、定性的内容や定量的データの扱い、図や絵といったビジュアルを多用することも多く、スライド内が煩雑になりがちですよね。

以下で「見やすいスライド作成」のポイントを抑え、必要な情報からさらに内容を絞ったスライドを作成しましょう。

ワンスライド・ワンメッセージ

メッセージが存在しない各スライドで伝えたい内容をしっかり相手に伝えるためにも、メッセージはスライドにつき1つとしましょう。ここで重要なのは「このスライドは何が言いたいの?」と思わせないことです。

【NG例】メッセージが複数ある

【NG例】メッセージが存在しない

【OK例】メッセージがひとつだけ

文字や画像は最低限に

前述した通り、情報量の多いスライドは、読み手からすると
「このスライドは何が言いたいのか?」を理解するまでに時間を要します。

ワンスライド・ワンメッセージにもあるように、情報は可能な限り絞り、
どうしても必要なデータや補足資料などは別紙で参考資料として用意すると良いでしょう。

【NG例】文字やイラストがたくさん

【OK例】文字もイラストも最低限に

不要な装飾は避ける

最近では、海外のDLサイトなどを通じておしゃれなテンプレートを自由に使用できるようになり、装飾を多用するスライドも多く見受けられます。しかし、余計な装飾は読み手にストレスを与えるだけでなく、伝えたい情報やメッセージをわかりにくくしてしまうため、装飾はその用途を絞りましょう。

【NG例】多色・枠線・立体・影・画像 

【OK例】色も影も最低限に

弊社では数多くの法人向けプレゼン資料を作成させていただきますが、
パワーポイントの装飾機能はほとんど使用しません。

稀に装飾を施す場合には、明確な意図と目的が必ずあります。ついつい、なんとなくで装飾を多用してしまいがちですが、不要な装飾を減らすだけでスッキリとしたスライドの作成が可能です。

02. 脳にやさしく配置する

何故か見にくい……の理由のほとんどは「規則性のない配置」が原因です。

 ▪️ 重要なこと、概要は上
 ▪️ 過去、イメージは左
 ▪️ 関連性が高いものは近づける

情報の配置には、行動心理学や人間工学に基づいた法則を用いてテンプレート化すると、
スライド全体の統一感も出てより見やすい資料作成が可能となります。

 

重要なこと、概要は上

「ひとの視線は”左上から右下”に流れる」という習性を生かし、重要なことや概要は必ず一番上に配置します。

【NG例】言いたいことが一番下

【OK例】言いたいことが一番上

スライド内の要素を、読み手の脳にやさしく配置する際に押さえていただきたいポイントは、視線の法則」に基づいた「スライドのレイアウト設定」です。以下に、弊社で資料作成する際に活用している例を挙げていますので、ぜひご自身で作成される際にも活用ください。

視線の3つの法則
「スライドのレイアウト例」

・タイトル:初めに見られるが、文字が小さいと飛ばされる
・メッセージ:タイトルの次にここが見られるので”伝えたいこと”を書く
・根拠や詳細:メッセージの次に見られるので、メッセージに至った根拠やその詳細を書く
・出典や権利表記など:気づかれなくても困らない『出典や補足情報』を書く

過去、イメージは左

説明文だけで齟齬なく漏れなく伝わる内容であれば、そもそも画像やイラストは必要ありません。
画像やイラストを使用する意図に着目した配置を心がけましょう。

【NG例】ビジュアルが右側、説明文章が左

【OK例】ビジュアルが左側、説明文章が右

ここでのポイントは、人間の無意識による行動=脳のはたらきに着目した配置です。

視線の流れは左から右なので、
時系列や状態の変化など時間経過左から右の順番に配置します

また、左目で見ると右脳で処理されるという人間工学の特性を生かし、
写真、イメージ図、グラフなど感覚的なものに配置しましょう。

 関連性が高いものは近づける

読み手の視線に配慮し、関連性が高いものは囲む近くに配置するなどの一工夫を加えましょう。

【NG例関連性が高いものが遠い、説明と別枠でバラけている

【OK例関連性が高いものが近い、囲われている

 

03. スライド内の要素を整える

最後は、スライド内の要素を整えることで、情報に秩序を持たせるためのポイントです。
不要な情報やデザインをすべて排除して、伝えたいことが引き立つように配慮するためには、秩序を持たせることは非常に重要です。「無駄がなく、秩序があるから目立つ」ともいえるでしょう。

 ▪️ 色の役割を決める
 ▪️ 徹底して揃える
 ▪️ 文章を読みやすくする

特に色や配置の情報は “読む前に感じてしまう” ため、 文章を読み始める前に「この青って何か意味があるのかな?」などいろいろ考えてしまって、受け取り手の意識が散ってしまいます。しかし、ほんの少しの工夫で「こいつ適当に作ったな」と思われないプレゼン資料の作成は可能ですので、配慮を怠らないようにしましょう。

色の役割を決める

プレゼン資料を作成する際、スライド全体で使用している色は全部で何色あるでしょうか。下記で解説する色の使い分けを参考にいただき、不用意に色を増やしてしまい、読み手から「どこが重要かわからない」という事態は避けましょう。

色の役割とカラー例

数を絞り、役割を明確にすることで説明せずとも色の意味が伝わります
主なカラーとその役割については以下を参照ください。

アクセントカラー

アクセントカラーはメインカラーの反対色から選び、スライド内でしっかりと目立つ色を設定しましょう。反対色がわからない場合は、「色相環」と呼ばれる色相を環状に配置したものから取得すると良いでしょう。

色のもつ印象の一例

色が与える印象を知っておくと、配色に活かすことができます。
色の印象にはポジティブな印象とネガティブな印象の二面性があります。
ぜひこの機会に、各色がもたらす印象の一例を把握しておきましょう。

徹底して揃える

メッセージとそれを支える根拠や詳細にしっかりと目を通してもらい、納得感をもって次ページに移ってもらうためにも高さや間隔の不揃いに相手の意識を向かせないよう、それぞれの配置に配慮しましょう。

【NG例】大きさや配置がバラバラ

【OK例】大きさや配置が均等

文章を読みやすくする

説明文などは適当に書いてしまいがちですが、気を抜かないよう注意が必要です。
以下でそれぞれのNG・OK例と設定方法を併せて確認していきましょう。

改行は区切りよく

配慮のない改行は不快感を与えるので注意しましょう。

行間を空ける

行間がないと同じ文章に見えてしまいます。
また、行間を開ける場合は単純に改行してしまうと不格好になる場合があるので、
「行間のオプション」から設定を行いましょう。

▼パワーポイントの操作画面は以下を参考に設定ください。

左揃えと中央揃え

「箇条書き」「3行を超える文章」は左揃えにしましょう。

▼パワーポイントの設定は以下を参考に設定ください。

余白を調整する

オブジェクトに直接文章を書くときは余白とりましょう。

▼パワーポイントの操作画面は以下を参考に設定ください。

どうしても文字がはみ出てしまう場合には「光彩」を活用しましょう。

ナンバリングを控える

読み手に意図しない連想を誘発させるため、ナンバリングは使いどころを絞りましょう

▼パワーポイントの操作画面は以下を参考に設定ください。

04. まとめ

本記事では、プレゼン資料作成をパワーポイントで行う際の
「相手に伝わる、見やすいデザイン」
3つのコツと9つのポイントでお伝えしました。
これまで以上に見やすいスライドをつくるために、ぜひ細部まで意識を巡らせましょう。

▪️徹底して情報を絞る
・ワンスライド・ワンメッセージ
・文字や画像は最低限に
・不要な装飾を避ける

▪️脳にやさしく配置する
・重要なこと、概要は上
・過去、イメージは左
・関連性が高いものは近づける

▪️スライド内の要素を整える
・色の役割を決める
・徹底して揃える
・文章を読みやすくする

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ここまで、パワーポイント資料作成の見やすいデザインのコツについてお伝えしてきましたが、実務レベルでのスキル定着には「反復演習」が非常に効果的です。

弊社okunoteでは営業資料や社内資料に活かせる「見やすい資料作成ノウハウ」をもっと知りたいという方向けに、反復演習を中心としたプログラム構成のロジカル・パワポ資料作成研修を提供しております。

講義資料イメージ

講師による個別のアドバイス・フィードバックによって、一人ひとり改善点を可視化しながら反復演習を行うため、「研修を受けたけど効果があまり感じられなかった」という状態を回避し、スキルの定着を図ります。

一般的なパワーポイントのスキルはもちろん、その基礎を支えるロジカルシンキングも学ぶことができる充実した研修プログラムとなっておりますので、ぜひご検討ください。

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