【資料作成の大原則】見た目でごまかさない、相手を動かすためのポイント徹底解説
＜営業資料やプレゼン資料を作成しているが、なかなか成約に結びつかない＞
＜資料を作って報告する際に、相手が納得していないような気がする＞
＜資料の見た目は綺麗にできているが、内容には自信がない＞
というお悩みの声を数多く聞きます。
資料作成はビジネスにおいて必須のスキルですが、作り方をちゃんと教わる機会はなかなかなく、内容を相手に分かりやすく伝えることを難しく感じている方は少なくありません。
そこで今回は、「相手に伝える・相手を動かす」ための資料作成のポイントを徹底解説。
相手が時間をかけて資料を読み込んでくれることはあまりないので、成果に繋げるためには、ざっと目を通しただけで納得してもらえる資料を作ることが重要です。
どれもすぐに実践できるポイントなのでぜひご覧ください。
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00. 資料作成の大原則
資料作成の大原則は「読み手に余計な負担をかけない」ことです。
例えば、情報量が多すぎるスライドでは、要素の情報を取得し、頭の中で分解し、整理し、要点をまとめて、理解する…
というように読み手の負担が増えてしまい、伝えたいメッセージを受け取ってもらいにくくなります。
伝わる資料を作るためには、1つ1つのスライドはもちろん、資料全体が分かりやすいことも重要になるので、「表層的な見やすさ」と「構造的な見やすさ」の2つにポイントを分類してご紹介していきます。
【伝わる資料を作るためには】
▪️ 表層的な見やすさ
1つ1つのスライド内で伝えたいことが明確になるよう、
情報を取捨選択し、配置や要素を工夫すること。
▪️ 構造的な見やすさ
スライドを横断して配置や要素の統一をし、
キーメッセージが明確になるよう構成を組み立てること。
01. 表層的な見やすさ
1つ1つのスライドを見やすくするために意識するべき点は以下になります。
【表層的な見やすさ】
▪️徹底して情報を絞る
・ワンスライド・ワンメッセージ
・文字や画像は最低限に
・不要な装飾をさける
▪️脳に優しく配置する
・重要なこと、概要は上
・過去、イメージは左
・関連性が高いものは近づける
▪️スライド内の要素を整える
・色の役割を決める
・徹底して揃える
・文字を読みやすくする
徹底して情報を絞る
前述したように、情報量が多すぎると頭の中で整理するのに時間を使ってしまい、メッセージが伝わりづらくなるため、情報を取捨選択する必要があります。
ワンスライド・ワンメッセージ
メッセージが複数の場合や、逆にメッセージがない場合、「このスライドは何が言いたいの？」と相手に思わせてしまう可能性があるため、「1スライドにつきメッセージは1つ」にしてスライド毎に伝えたいことを明確にします。
文字や画像は最低限に
文字や画像を多用してしまうと、全体がごちゃごちゃしてしまうだけでなく、伝えたいこと以外に相手の意識が向いてしまう可能性もあるので、文字や画像は最低限にします。
不要な装飾を避ける
物足りない感じがしてついつい装飾をたくさん施してしまいがちですが、明確な目的がない装飾は、意図しない関連性を想像させてしまうことにも繋がるので、色、影、枠線などは最低限に抑える方が要点が伝わりやすい資料になります。
脳に優しく配置する
人の視線の流れには規則性があるため、その流れに沿った配置をすることで理解しやすくなります。
重要なこと、概要は上
基本的に人の視線は「左上から右下」に流れるため、「重要なこと・概要は上」を意識することで相手に理解してもらいやすくなります。
過去、イメージは左
視線の流れは「左から右」なので、時間経過は合わせると見やすくなります。
また、左目で見たものは右脳で処理されるので、感覚的な写真などは左側配置がおすすめです。
関連性の高いものは近づける
読めば分かるしいいか…と妥協してしまいがちですが、読み手は資料を理解するために時間を割いてはくれないので、ぱっと見で関連性が分かる配置を心がけましょう。
スライド内の要素を整える
ちょっとした手間と工夫で、ごちゃっとした印象や適当感をなくすことができます。
色の役割を決める
色は数を絞りそれぞれの色の役割を明確にすることで、効果的に利用することができます。使う色は、「背景・文字・メイン・アクセント」でそれぞれ1色ずつ、そのうち背景と文字は、白・黒などの無彩色が多いので、「任意のカラー2色＋無彩色」でスライドのデザインを作成するようにしましょう。
色選びは迷ってしまいますが、メインカラーはコーポレートカラーなどを採用することが多く、アクセントカラーはメインカラーの反対色をチョイスすると色同士が引き立ちます。
徹底して揃える
大きさや配置が揃っていないと、整っていない印象を与えるだけでなく、間違った認識を生む可能性もあるので、細かい点も気を配るようにしましょう。
文章を読みやすくする
文章を読みやすくするポイントは4つあります。どれも細かい調整で気を抜きがちな部分ですが、やるとやらないでは印象が大きく変わるので気を配るようにしましょう。
文章を読みやすくするポイント ｜ 改行は区切りよく
文章を読みやすくするポイント ｜ 行間を空ける
文章を読みやすくするポイント ｜ 3行を超えたら左揃え
文章を読みやすくするポイント ｜ 余白をとる
余白は改行やスペースで調整するのではなく、「オブジェクトを選択→オブジェクトを右クリック→配置とサイズ」で調整すると、細かい調整ができるようになります。
02. 構造的な見やすさ
資料作成の際にスライド横断して要素を整えるポイントは以下になります。
見た目が整うだけでなく、最も伝えたいキーメッセージが伝わりやすくもなります。
【構造的な見やすさ】
▪️概要/構成をみせる
・結論/概要が先、根拠/詳細は後
・全体と部分をみせる
・「ありがとうございました」は不要
▪️レイアウトを統一する
・目的に即したレイアウトを使う
・スライド横断で余白を揃える
・レイアウトをパターン化して統一する
▪️スライド横断で要素を整える
・配色を統一する
・文字や図形の役割を決める
・フォントを決めて統一する
概要/構成を見せる
スライドをどういう順番にすれば伝わりやすくなるか意識して資料作成を行うことで、相手の理解度合いが大きく変わるので、特に営業資料や提案資料ではとても重要です。
結論/概要が先、根拠/詳細は後
日本人は結論を後に話してしまいがちですが、ビジネス資料の場合は、伝えたいことが何かわからない状態で根拠や詳細が先にくると読み手の関心が離れてしまいます。初めに結論を示して、相手の「なんで？」に答える形で根拠を示すことで頭に入っていきやすく、何が言いたいのかわからないと思われてしまうことも回避できます。
全体と部分を見せる
スライドの読み手は、説明がいつまで続くのか分かりません。
そのため、5ページを超える資料は全体像が分かるよう目次などをつけるようにしましょう。
また、表紙では何の資料か分かるようにタイトルを記載するなど工夫することも大切です。
「ありがとうございました」は不要
「ご清聴ありがとうございました」スライドは資料作成あるあるですが、必要ありません。
最後のページは目次を再掲することで、聞き手が内容を振り返りやすくなります。
レイアウトを統一する
レイアウトの統一は見落としがちですが、実は印象を大きく左右するポイントです。
目的に則したレイアウトを使う
企画書や営業資料と、登壇資料やウェビナー資料では目的が異なるため、それぞれの資料目的に合わてレイアウトを調整します。
企画書・報告書・提案資料：正確性・理解のズレが生じないことが重要
登壇・ウェビナー資料：視認性・インパクトが重要
おすすめレイアウト
スライド横断で余白を揃える
資料全体を通して余白の広さ統一することで、まとまりも出て、読みやすくもなります。
スライドマスターで設定を行い、全スライドにガイド線を表示させることで余白の統一がスムーズになります。
詳しくはこちらの記事をご覧ください
【パワーポイントの使い方徹底解説】一番初めにやるべきことはこれ！
レイアウトをパターン化して統一する
レイアウトや見出しの位置などを定義するスライドを作り、都度複製することで、ブレやズレが生じないのでおすすめです。
スライド横断で要素を整える
配色を統一する
「資料する色は4色にする」ことは先述しましたが、スライド横断で色を統一することはもちろん、各色の役割に応じて使用比率も意識します。
また、4つの色の濃淡であれば、統一感を保つことができるので、うまく取り入れることで重要箇所の強調などに活用できます。
文字や図形の役割を決める
おもむろに図形や枠線を使いがちですが、資料全体で一貫してルール化することでそれぞれの要素の意図が伝わりやすくなります。
フォントを決めて統一する
こだわりだすとキリがないので、まずはMreryo UI・メイリオ・游ゴシックの3つから選びましょう。
03. まとめ
今回は、「相手に伝わる・相手を動かす」資料作成のポイントをご紹介しました。
専門的な知識は必要なく、ちょっとしたポイントを意識して資料作成を行うだけで格段に資料の質がランクアップするのでぜひ実践してみてください。
大事な場面で資料が必要な場合は
今回お伝えした資料作成のポイントはあくまで「書く」作業に着目したポイントとなっており、実際は書く前に資料のストーリーや構成の大枠を「考える」工程が必要になります。
資料作成における考える工程は、「提案相手を理解する方法」や「ロジカルシンキング」など知識も必要となり、身につけるのには時間がかかります。
しかし、勉強する余裕はなく、すぐに成果を出す必要がある方が多いのではないでしょうか。
そこでokunoteでは、「成果」に重点を置き、知見の豊富なコンサルタントが構成を組み立てるところからお手伝いする「資料作成代行サービス」を提供しております。
＜大切な商談に向けて、後悔のない提案資料を用意したい＞
＜既存資料をブラッシュアップしたいが、リソースに余裕がない＞
＜初めての領域でどのような資料を作成するべきかわからない＞
など様々な課題に対応可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。
参考
slideshare「見やすいプレゼン資料の作り方 – リニューアル増量版」Yuta Morishige.2022-10-19.
https://www.slideshare.net/yutamorishige50/ss-41321443
森重 湧太. (2016). 一生使える 見やすい資料のデザイン入門. インプレス
https://www.amazon.co.jp/dp/484433963X
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